弁護士秘書・パラリーガルの転職。職務経歴書の注意すべきポイントは？

法律事務所へ転職を考えている人は、履歴書と同様に職務経歴書を注意深く丁寧に作成する必要があります。大抵の法律事務所は、応募者が事務所にとって必要な人材か、また法律事務職未経験でも即戦力となる人材かどうかを職歴から判断します。また法律事務所で扱う書類は、誤字・脱字が極力許されない為、採用担当者はシビアな視点で応募書類を確認します。

弁護士秘書やパラリーガルの転職では、職務経歴書の提出が重要です

弁護士秘書やパラリーガルとして法律事務所へ転職を希望する場合、職務経歴書で自分の職歴をしっかり記すことは重要です。
たとえ募集要項の応募書類が履歴書のみの記載でも、職務経歴書を提出するようにしましょう。

職務経歴書が重要な理由

多くの法律事務所は経験者を優遇する

法律事務所が新しく人を採用する場合、特に中途採用は法律業界で働いたことのある経験者が有利です。法律事務所で働いた経験のある人は、担当してきた業務内容を職務経歴書に詳しく記載し、即戦力であることをアピールしましょう。

担当してきた案件の数が多いほど経験も増える

法律事務所で取り扱う事件は、民事事件、刑事事件、行政事件に分かれ、主に扱うことの多い民事事件の中でも様々な案件があります。離婚問題ひとつを取ってもそれぞれ内容は異なりますので、担当した案件の数が多いほど経験値が増え、転職する際の強みになります。

専門分野を扱う法律事務所は特に経験が必要

法律事務職の仕事は業務経験が長いほど知識も増えていきます。特に専門性の高い知的財産や特許を扱う法律事務所や、大手事務所の金融セクション、M&Aセクションはその分野の業務経験がある人を求めます。専門分野の知識をもとに転職し、法律事務職としてキャリアアップを図ることができます。

法律事務未経験者が職務経歴書を提出する意義

法律事務未経験でも業務経験とスキルをアピールする

たしかに経験者の方が法律事務所への転職は有利です。しかし未経験者でも法律事務職を募集している事務所はあります。これまでの業務経験と持っているスキルが認められれば、法律事務所に就職することは十分に可能です。

未経験者でも高い事務処理能力と法律事務職の適正があれば転職可能

法律事務所では、法律知識を必要としない事務作業や来客・電話対応、その他雑用まで多くの業務があります。中途採用の法律事務職員が求められることは、即戦力として通用する高い事務処理能力と、弁護士を気遣い支えるアシスタント力、コミュニケーション力など法律事務職としての適性です。未経験者でもこれまでの職務経験を存分にアピールしましょう。

特殊なスキルと職務経験があればさらに強みに

法律事務の業務は、弁護士の仕事のサポートやスケジュール調整など弁護士の秘書的な役割も含まれます。そのため秘書業務の経験がある人は強みなります。
また英語のスキルがあれば渉外事務所への転職が可能ですし、財務経理の知識やWord、Excelなど高いパソコンスキルがあればアピールポイントになるでしょう。

職務経歴書の書き方・注意点

現在は事前に応募書類を法律事務所に送付し、書類選考に通過した人のみが面接を受けることができるケースがほとんどですので、しっかりと作成する必要があります。職務経歴書の書き方と注意すべきポイントについて説明します。

職務経歴書の記載項目

職務経歴書の主な記載項目は以下のとおりです。特に決まった書式はありませんが、転職エージェントのサイトなどに職種別の他に経験者、未経験者ごとに分かれた書式が掲載されていますので参考にするとよいでしょう。

1. 職務経歴 概要
2. 職務経歴 詳細
3. 保有資格・スキル
4. 生かせる知識・技術・経験
5. 自己PR

職務経歴 概要

職務経歴を大まかにまとめた内容を記載します。複数の職歴がある人は、1行目から事務所名や会社名を書き並べるよりも、これまでの主な業務経験や、強調したい職歴を概要として最初に記した方が採用担当者に伝わりやすくなります。

職務経歴 詳細

保有資格・PCスキル

保有する資格、パソコンのスキル、TOEICの点数などを記載します。

例）
秘書技能検定試験2級（20xx年x月）
TOEIC 800点（20xx年x月）
一般的なPC操作(Word、Excel、PowerPoint等)可能　など

生かせる知識・技術・経験

職務経歴の中で訴訟や紛争対応、M&A、特許出願など転職先の法律事務所で有利となる特出した業務経験がある場合、明記します。

自己PR

これまで自分がどのような役割を持ち業務に対応してきたか、困難な案件を解決した過程などを含め、自分の強みとして面接でもアピールできる内容を記載します。

職務経歴書を含め応募書類を作成する際の注意点は？

法律事務職に応募する上で自分の職歴をアピールすることは大事です。さらに応募書類を正確に記載するいうような基本的なことや、採用担当者が目を通しやすいように内容を作成する配慮も必要です。

誤字・脱字はもちろんNG！

応募書類の誤字・脱字は民間企業に転職する場合も避けなくてはいけませんが、法律事務所の場合は特に注意が必要です。法律事務所の取り扱い文書は極力ミスが許されませんので、応募書類に誤字・脱字があるような人は仕事の正確性や信用性が疑われます。

なるべく1枚にまとめる

職歴が多くても職務経歴書は2枚以内に、できれば1枚に簡潔に作成しましょう。あまり長い内容だと、採用担当者にとっても負担になり「文章をまとめる力がないのかな」という印象を与えてしまうかもしれません。

コピーしやすい形式で

応募書類はコピーされ、複数の採用担当者に配布されることが多いでしょう。その場合ホチキスで留めてあると外す手間がありますので、クリアファイルに入れるか、クリップで留めます。また、両面コピーも以外と面倒ですので、全て片面印刷でプリントアウトしましょう。

応募書類でチェックされるのは内容だけではない！

履歴書や職務経歴書は内容さえ優れていれば良いという訳ではありません。内容以外の部分でその人が判断される事柄があり、印象が決まることがあります。応募書類の形式など、その他のポイントについて挙げます。

履歴書・職務経歴書の形式は

履歴書や職務経歴書はもちろん内容が重要ですが、自分を最大限にアピールするための作成方法を選択することも必要です。履歴書・職務経歴を作成する際、どのようなことに気を配ればよいでしょうか。

市販品かオリジナルフォームか

市販の履歴書は記載項目も決まっており、付属の郵送用封筒も便利なため、利用する人は多いでしょう。しかし自分をよりアピールする為にはオリジナルのフォームをお勧めします。
市販の履歴書は「趣味」「特技」「得意科目」といった項目が含まれていますが、オリジナルの場合「得意科目」欄を自分のスキルや自己PR欄を増やすことができます。また市販品は職歴欄が限られているため、職務経歴書を別に作成し添付するのがベストでしょう。

パソコンか手書きか

手書きの応募書類を要求されている場合を除き、全てパソコンで作成しても問題ありません。法律事務の書類はほとんどパソコンで作成します。
もし字の上手さに自信がある場合、履歴書だけでも手書きにすると印象が良くなりアピールポイントの一つになるでしょう。

応募書類の準備には最後まで気を抜かない！

履歴書や職務経歴書の内容以外でも重要なポイントはあります。以下の内容は基本的なことも含まれますが、複数の応募者の中で厳しい書類選考を無事に通過し面接までこぎつける為に、最後まで気を抜かずにしっかりと応募書類を仕上げましょう。

きちんとした証明写真をしっかり貼る

写真の善し悪しが合否につながることがあります。プライベートのスナップ写真を切り抜いた物や、写真をクリップで留めて提出する人もいますがもちろん印象は良くありません。
履歴書用できちんとした証明写真を撮り、のりか両面テープでしっかり貼りましょう。

郵送方法の注意点

応募書類の郵送方法は普通郵便で構いません。書類が間違いなく届くか不安な場合は書留がよいですが、特定記録郵便は安い料金で配達の追跡も可能です。また応募期日が迫っている場合は速達で出した方が安心です。
なお履歴書等の応募書類は「信書」に該当する為、メール便で送ることは出来ません。

あなたが最初に判断される職務経歴書。注意深く丁寧に書きましょう！

職務経歴書を含めた応募書類はあなた自身のプレゼン資料です。これまでの経験や知識、スキルが採用担当者にしっかり伝わるように、余すことなく且つ簡潔に書きましょう。さらに応募書類の内容だけでなく、担当者が読みやすいよう作成するなど社会人としての配慮も必要です。